Tuloskiinteistöt Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste ja informointiasiakirja

1. Rekisterinpitäjä

Tuloskiinteistöt Oy

y-tunnus: 2704700-1

Kauppiaskatu 11 C 23, 20100 Turku

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Matti Äijälä, toimitusjohtaja

matti.aijala@tkassetmanagement.fi

3. Rekisterin nimi

Tuloskiinteistöt Oy:n asiakasrekisteri

4. Yleistä asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelystä

Tässä asiakirjassa asiakkaalla tarkoitetaan

rekisterinpitäjän tarjoamien välityspalveluiden toimeksiantajia (esim. myyjät, vuokranantajat) ja toimeksiantajien vastapuolia (esim. ostajat, vuokralaiset);
rekisterinpitäjän välittämistä kohteista kiinnostuneita potentiaalisia ostajia tai vuokralaisia ym., jotka eivät kuitenkaan lopulta päädy solmimaan kauppa- tai vuokrasopimusta toimeksiantajan kanssa; ja
rekisterinpitäjän tarjoamien arviointi- ja konsultointipalveluiden tilaajia.

Rekisterinpitäjän asiakkaat ovat pääasiassa yrityksiä, jolloin rekisteröidyllä tarkoitetaan asiakasyrityksen puolesta ja lukuun toimivaa yhteyshenkilöä. Poikkeuksellisesti asiakas saattaa olla yksityinen elinkeinonharjoittaja, kiinteistöyhtymä tai yksityishenkilö.

Asiakasrekisteriin sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita henkilötietojen käsittelystä. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen käsittelyä koskevat menettelytavat, sekä rekisteröidyn oikeudet.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat:

välitystoimeksiantoa koskevan sopimus-/asiakassuhteen solmiminen toimeksiantajan kanssa sekä suhteen luominen toimeksiantajan vastapuoleen (ja kohteesta kiinnostuneeseen potentiaaliseen toimeksiantajan vastapuoleen) toimeksiannon suorittamiseksi ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi;
sopimus-/asiakassuhteen solmiminen arviointi- tai konsultointipalvelun tilaajan kanssa ko. palvelun suorittamiseksi ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi;
sopimus-/asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen;
asiakasviestintä ja markkinointi liittyen asiakasta kiinnostavaan kohteeseen;
rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen, tuottaminen ja kehittäminen;
laskutus ja perintä; ja
rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.

Rekisterinpitäjän harjoittamaan välitystoimintaan sovelletaan lakia kiinteistöjen ja vuokrahuoneiston välityksestä (1074/2000) sekä lakia kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), joissa rekisterinpitäjä on velvoitettu keräämään ja käsittelemään mm. toimeksiantajan tietoja sekä toimeksiantojen kohde-, sopijapuoli- ja tapahtumatietoja asiakirjoineen (”Toimeksiantopäiväkirja”).

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on siten EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1b) kohdan mukainen sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävien toimen-piteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä ja/tai 1c) kohdan mukainen rekisterin-pitäjän lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen. Sikäli kuin mainittua muuta oikeus-perustetta ei ole, henkilötietojen käsittelyn perusteena on 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelylle.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin voidaan kerätä rekisteröidyistä seuraavia tietoja:

asiakasyrityksen yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite ja puhelinnumero), ammattinimike ja asema asiakasyrityksessä, sukupuoli ja kieli
jos asiakas on yksityinen elinkeinonharjoittaja, kiinteistöyhtymä tai yksityishenkilö, edellä esitettyjen lisäksi henkilötunnus, postiosoite, tilinumero
asiakasyrityksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot, www-osoite, toimiala, maksutiedot ja muut vastaavat yritystiedot
vuokralaisten luottotiedot/muut taloudelliset tiedot
laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
kohteet, joista asiakas on ollut kiinnostunut, ja asiakkaan yhteydenoton tarkoitus
asiakkuuteen/sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tarjotut palvelut, toimeksiantosopimus, kohdetiedot, konsultointi-, vuokra- tai kauppasopimus ja muut vastaavat tiedot
mahdolliset reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
verkkoyhteyden IP-osoite

Rekisterissä voidaan käsitellä myös kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään ja/tai asiakasyritykseltä. Henkilö-tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esimerkiksi isännöitsijätoimistoilta, yritysrekistereistä, Maanmittauslaitokselta sekä luotto – ym. tietorekistereistä.

8. Henkilötietojen luovuttaminen ulkopuolisille

Asiakasrekisteriin kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille lukuun ottamatta rekisterinpitäjän kirjanpitoa hoitavaa ulkopuolista tilitoimistoa sekä rekisterinpitäjän it-palveluita hoitavaa ulkopuolista palveluntarjoajaa. Nämä ulkopuoliset palveluntarjoajat sijaitsevat Suomessa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa laissa erikseen säädetyissä tilanteissa viranomaisille (verottaja, aluehallintovirasto ym.).

Käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin siitä, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti ja ainoastaan rekisterinpitäjän määrittelemään käyttötarkoitukseen.

Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttäminen

Rekisterinpitäjä poistaa vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuaan tästä tiedon.

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja sekä vuokra-, kauppa- ja konsultointisopimuksia säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä, jollei tietoja ole perusteltuja säilyttää kauemmin asiakassuhteeseen perustuvien velvoitteiden ja vastuiden täyttämiseksi tai riitatilanteen hoitamiseksi. Muilta osin rekisterinpitäjä ei säilytä tietoja kauemmin kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä mahdollisen pakottavan lainsäädännön noudattamiseksi. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Rekisteriä säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin ja/tai b) manuaalisesti saatavilla ainoastaan rekisteröityyn tietoon oikeutetuille. Asiakasrekisterin sisältämiin tietoihin on pääsy ainoastaan Tuloskiinteistöt Oy:n työntekijöillä, jotka ovat sitoutuneet pitämään henkilötiedot salassa sekä noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita.

Tietojärjestelmien käyttöä suojataan käyttäjäkohtaisten tunnusten, käyttöoikeuksien ja salasanojen avulla. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietoturva on järjestetty siten, että asiattomien pääsy tietoihin on estetty asianmukaisin teknisin ratkaisuin (mm. palomuurit ja virustentorjuntaohjelmat), joita päivitetään säännöllisesti.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on

oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja;
oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta;
oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista; ja
oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn niiden tietojen osalta, jotka on kerätty rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.